三亚市农业农村局关于征集2025年中国（海南）国际热带农产品冬季交易会会务服务供应商的公告

三亚市农业农村局

关于征集2025年中国（海南）国际热带

农产品冬季交易会会务服务供应商的公告

2025年第28届中国（海南）国际热带农产品冬季交易会拟于12月4-7日在海南国际会展中心举办。为高质量做好本次冬交会相关会务服务工作，我局决定面向全社会公开征集会务服务供应商。现将相关事项公示如下：

一、项目名称：2025年中国（海南）国际热带农产品冬季交易会会务服务项目

二、服务期限：拟定于2025年12月3日－7日，具体以实际展会时间为准。在展会筹备前期，需根据我局要求提前开展准备工作，包括但不限于前期沟通、方案策划、资源协调等。

三、本项目预算金额为250,000.00元，超出预算金额的报价，按无效报名处理。

四、服务内容

（一）酒店预订与管理：根据我局要求，预订符合标准的酒店作为参会人员住宿及部分会议活动场地。负责协调酒店落实住房安排、餐饮服务（包括但不限于自助餐、桌餐等，需满足不同饮食需求）、会议室预订及设备调试（投影仪、音响等会议设备）等工作，确保酒店服务质量和接待能力满足展会需求。

（二）交通服务保障：安排展会期间的交通车辆，包括车站到酒店的接送，以及酒店到展馆的往返摆渡车等。根据参会人员数量和行程安排，合理调配车辆，确保交通顺畅，同时保证车辆的安全性和舒适性。

（三）活动策划与执行：如有相关活动，需协助策划并执行展会期间三亚市相关农业活动，如农产品推介会、农业合作洽谈会等。负责活动场地布置（根据活动主题进行特色布置，营造良好氛围）、活动流程设计、活动现场组织协调（包括签到、引导、秩序维护等）。

（四）人员接待与服务：在酒店安排专业接待人员迎接参会嘉宾，做好签到工作，提供咨询、引导服务。在酒店和展馆设置服务台，解答参会人员疑问，处理突发问题。

（五）资料准备与发放：协助制作并发放展会相关资料，如三亚市农业宣传册、参会指南、活动日程表等，确保资料内容准确、印刷质量高、发放及时。

（六）其他会务服务：根据展会实际需求和我局临时安排，提供其他必要的会务服务。

五、报名单位资格与资质要求

（一）具有独立承担民事责任能力的在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织，提供有效的营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或“三证合一”营业执照） 。

（二）在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）、中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）没有列入失信被执行人、重大税收违法失信主体、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商。

（三）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，提供资格承诺函或提供会计师事务所出具的2024年财务审计报告或2025年任意一个季度的财务报表（资产负债表、损益表/利润表）；

（四）具有履行合同所必需专业技术能力，提供相关证明材料，如服务团队人员构成、专业资质证书等。

（五）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（提供资格承诺函或提供2025年以来任意一个月（或多个月）的纳税凭证和社会保障金缴费凭证，零纳税须提供税务部门盖章的纳税申报表）；

（六）参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，提供参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的承诺函，若注册成立时间不足三年的，从注册时间起算；

（七）单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的政府采购活动。为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商，不得再参加该采购项目的其他采购活动。（提供声明函）

（八）不接受联合体。

六、提交材料要求

（一）报名材料清单

1.营业执照副本、法定代表人授权委托书，法定代表人身份证和被授权人身份证，以上资料报名时须提供加盖单位公章的复印件备案；

2.单位简介（包括公司规模、业务范围、过往类似项目经验等）、服务方案（服务需求详见附件，详细说明针对本次冬交会会务服务的各项计划，含服务酒店名称及地点、交通车辆安排、活动策划细节等）及报价明细表（按照服务内容详细罗列各项费用明细）；

3.如有经验的，提供经验佐证材料，如合同、中标通知书、客户评价等，或近三年最具代表性的类似项目案例（包括项目名称、服务内容、服务效果等介绍）。

以上资料一式三份，均加盖公章、骑缝章并装订成册，密封在一个文件袋中。材料封面请标明项目名称、单位名称、项目联系人、联系电话和递交日期等信息。

（二）报名时间及地址

1.报名材料提交截止时间：2025年10月13日18:00

（08:00 - 12:00，15:00 - 18:00，节假日除外）；

2.报名方式：报名单位可以选择现场报名或邮寄的方式提供报名资料，邮寄以快递收件时间为准，逾期送达的报名材料将不予受理。

3.材料递交地点：海南省三亚市天涯区海润路2号三亚市农业农村局二楼208室种植业和市场信息管理科，联系人：周女士，联系电话：88272632，监督电话：88272023。

七、其他

（一）我局（主办方）将根据各单位报名情况进行研究筛选，采用灵活评选方式确认成交供应商，综合评分因素包括但不限于报价合理性、服务方案完整性与可行性、单位实力与经验等。确认成交供应商后将在三亚市农业农村局官网、三亚市农业农村局微信公众号上进行公示，公示无异议后将签订合作合同。

（二）此次报价为暂定价，我局与成交供应商签订合同后，最终以审计后的价格，按照就低原则进行支付，结算总价不高于合同暂定价。

（三）本次征集活动最终解释权归征集方（主办方）三亚市农业农村局所有。

附件：三亚市2025年冬交会会务服务需求

三亚市农业农村局

2025年10月5日